文書の管理

ビジネス文書は誰が扱っても分かりやすいように的確に書くと共に、いつでも誰が見てもわかるように分類・整理しておきましょう。

1.文書の発信

社外文書の受・発信は基本的には総務部で行うことが多く、社内文書は各部で処理をします。文書は必要な時に必要な要件を伝えるためのものなので、なるべく迅速に作成するようにしましょう。

文書は企業あるいは部課を代表するものですから、発信するときには必ず上司の許可が必要です。一部プライベートな性質のもの(忘年会の通知など)は例外です。

社内文書・社外文書ともに、後のためにコピーして控えを保管し、文書番号やタイトルなどを「発信簿」に記録しておきましょう。

2.文書の受信

大切な文書に関しては、まず受信簿に記録し、名宛人に配布します。
受信した文書を整理する場合は、内容別・件別・形式別など探しやすい分類で整理し、日付順にファイルします。

関連記事

このページの先頭へ