文書の管理

ビジネス文書は誰が扱っても分かりやすいように的確に書くと共に、いつでも誰が見てもわかるように分類・整理しておきましょう。

1.文書の発信

社外文書の受・発信は基本的には総務部で行うことが多く、社内文書は各部で処理をします。文書は必要な時に必要な要件を伝えるためのものなので、なるべく迅速に作成するようにしましょう。

文書は企業あるいは部課を代表するものですから、発信するときには必ず上司の許可が必要です。一部プライベートな性質のもの(忘年会の通知など)は例外です。

社内文書・社外文書ともに、後のためにコピーして控えを保管し、文書番号やタイトルなどを「発信簿」に記録しておきましょう。

2.文書の受信

大切な文書に関しては、まず受信簿に記録し、名宛人に配布します。
受信した文書を整理する場合は、内容別・件別・形式別など探しやすい分類で整理し、日付順にファイルします。

3.保管の期間

ある文書を、いつまで、どのようにして保管しておくべきか、というのは、なかなか難しい問題です。

近年、電子通信によるデータのやり取りが増え、そういった「場所を取らないデータ」の蓄積に慣れてしまった身としては、なおさら。場所を取る文書の保管は、頭を痛くするモノのひとつです。

しかしこの課題は、企業を運営していくうえで、重要な事項であり、なおざりにしてはおけないものです。

そもそも、企業においての「文書」は、いつ、どのような処理を、誰の決定においてどう行ったのかを記録しておくものです。それをなぜ、事が済んでからも長年保管するかといえば、法的な証拠になる可能性があるからです。

正しい記録を残し、長期にわたって保管することで、技術と内容を存続できるように運用するのが、文書管理の基本となる考えです。

そのため、重要事項であればあるほど、文書で残しておくことに意味があるのです。

必要な時には、すぐに確認できるように分類・保管しておきましょう。

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