ビジネス文書を書くポイント

ビジネス文書には基本的なルールがあります。

1.儀礼的なもの以外は横書きにしましょう

ほとんどのビジネス文書は横書きが原則です。

縦書きにすることが多いのは、

  • 辞令
  • 役員就任
  • 贈答
  • 年賀など季節のあいさつ

などの儀礼的なもの。
また「抗議文」なども縦書きにすることが多いです。


2.伝達内容を簡潔・的確に書きまょう

あいまいな表現やもってまわった言い回しは避けましょう。伝えるべき用件をはっきり、わかりやすく書きます。

3.日時、受・発信者を明記しましょう

記述内容が証拠となるように、受信者・発信者、日時、場所、数字など正確に明記します。
中でも価格や個数など、数に関する事項は特に注意しましょう。

4.個人的な意見は書きません

ビジネス文書は「会社や団体の意思表示」になります。基本的に書き手の意見や感情が混ざらないよう、注意しましょう。

5.一文書一件主義を原則にします

一つの文書に二件以上の内容が書き込まれると内容が伝わりにくくなるため、一つの文書には一つの内容を書くようにします。また処理面でも、用件によってはコピーを取りそれぞれのファイルに保管する必要が出たり、不便になってしまいます。

用紙もなるべく1枚でまとめるようにします。複数枚になる場合はページを忘れずにつけ、保管の場合は左上をホチキスでとじます。

6.複写をとっておきましょう

内容の記録、取引上の証拠として、基本的に複写を手元に残します。その際、「副」「控え」「写し」など、複写であることを明記しておきます。

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