ビジネス文書とは

企業には様々な約束事があります。ビジネス文書もそのひとつ。とっつきくいなと感じる文体も、スタイルを覚えれば意外とスムーズにこなせるものです。
まずは文書の基本をマスターしましょう。

ビジネス文書って、どんなものなの?

ビジネス文書とは、企業や団体が業務を行ったり、外部と通信するために作成する文書のことです。
ビジネス上の要件を相手に伝えることが主な目的ですから、不必要な飾り言葉や個人的な感情・感想は入れずに、形式にあった書き方で的確に表現することが大切です。

ビジネス文書って、必要なの?

企業では情報の伝達や意思の確認などを、一般に口頭ではなく文章で行います。
なぜ、このように色々な文書が必要とされるのでしょうか。

企業ではたくさんの情報を人から人へ正確に伝えなくてはなりません。伝言ゲームのように、途中から変化してしまっては困るわけですね。
そこで文書にすることによって、次のことを徹底しようとしているのです。

  1. 公共性を持たせる
  2. 間違いを防ぐ
  3. 記録として残す

口頭での伝達は、言い違いや聞き間違いによるミスが起きたりします。また、記憶が不正確になったり、証拠が残らないといった問題が起きることがあります。

そこで文書の形にすることによってこの点を補い、情報を伝達・確認・保存・記録することができ、また多くの人に伝えることも可能になるのです。

以上のようにビジネスに必要な情報を文書によって取り扱うことを「文書主義の原則」といいます。

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