はがき?封書?どっちを選ぶ?

ビジネス上の用件を社外の人に伝える場合、どのような役割の文書なのかを判断して送付の方法を選択します。

1.封書にする場合

・秘密を守らなければならないもの

他人の目には触れない方がよいものは、封書で送ります。特に受信者以外の人に開封されては困る場合は、「親展」と明記します。

・目上の人や初めての人に出す場合

はがきはあくまで略式の文書という意識がありますから、封書で送ります。

・複雑な内容で長くなるもの

はがきは書くスペースが限られています。説明が必要となるような内容は、封書にします。

・同封物がある場合

資料、図、写真などを同封して送る場合は封書となります。

・儀礼的なもの

ていねいな挨拶状や招待状などは、角封筒できちんと形式を整えます。

2.はがきにする場合

・簡単な通知状

電話番号変更の通知、臨時休業の通知など。

・簡単な礼状

資料受領のお礼、出張訪問のお礼など。

・簡単な祝賀状

取引先の担当者の昇格・栄転のお祝いなど。

・簡単なあいさつ状

担当者交代や、転勤のあいさつなど。

・その他

簡単な案内状など。


あて名書き

あて名」は郵便物が届いたとき、最初に見られるもの。先方への第一印象となる「あて名」に不手際があっては、差出人である企業の信頼感を損なってしまうことに。「あて名」書きは社会人の基本マナーです。
ぜひ、「あて名」書きのルールを覚えましょう。

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