「社内文書・社外文書」これが書けたらデキるヤツ！
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2007-05-24T05:29:01Z
なにかと面倒そうな社内文書・社外文書。コツをつかんで、うまく書きましょう
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ビジネス文書とは
tag:syakaijin.jejid.net,2007:/bunsho//7.33
2007-02-27T06:59:52Z
2007-05-24T05:29:01Z
そもそもビジネス文書とは何なのでしょう。「ビジネス文書」の役割と、その原則を説明します。
企業には様々な約束事があります。ビジネス文書もそのひとつ。とっつきくいなと感じる文体も、スタイルを覚えれば意外とスムーズにこなせるものです。
まずは文書の基本をマスターしましょう。
ビジネス文書って、どんなものなの？
ビジネス文書とは、企業や団体が業務を行ったり、外部と通信するために作成する文書のことです。
ビジネス上の要件を相手に伝えることが主な目的ですから、不必要な飾り言葉や個人的な感情・感想は入れずに、形式にあった書き方で的確に表現することが大切です。
ビジネス文書って、必要なの？
企業では情報の伝達や意思の確認などを、一般に口頭ではなく文章で行います。
なぜ、このように色々な文書が必要とされるのでしょうか。
企業ではたくさんの情報を人から人へ正確に伝えなくてはなりません。伝言ゲームのように、途中から変化してしまっては困るわけですね。
そこで文書にすることによって、次のことを徹底しようとしているのです。
- 公共性を持たせる
- 間違いを防ぐ
- 記録として残す
口頭での伝達は、言い違いや聞き間違いによるミスが起きたりします。また、記憶が不正確になったり、証拠が残らないといった問題が起きることがあります。
そこで文書の形にすることによってこの点を補い、情報を伝達・確認・保存・記録することができ、また多くの人に伝えることも可能になるのです。
以上のようにビジネスに必要な情報を文書によって取り扱うことを「文書主義の原則」といいます。]]>
ビジネス文書を書くポイント
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2007-02-27T06:56:32Z
2007-05-24T05:30:52Z
ビジネス文書には決められたルールがあります。そのルールを知って活用するのが「ビジネス文書の達人」への近道。
１．儀礼的なもの以外は横書きにしましょう
ほとんどのビジネス文書は横書きが原則です。
縦書きにすることが多いのは、
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辞令
役員就任
贈答
年賀など季節のあいさつ
などの儀礼的なもの。
また「抗議文」なども縦書きにすることが多いです。
２．伝達内容を簡潔・的確に書きまょう
あいまいな表現やもってまわった言い回しは避けましょう。伝えるべき用件をはっきり、わかりやすく書きます。
３．日時、受・発信者を明記しましょう
記述内容が証拠となるように、受信者・発信者、日時、場所、数字など正確に明記します。
中でも価格や個数など、数に関する事項は特に注意しましょう。
４．個人的な意見は書きません
ビジネス文書は「会社や団体の意思表示」になります。基本的に書き手の意見や感情が混ざらないよう、注意しましょう。
５．一文書一件主義を原則にします
一つの文書に二件以上の内容が書き込まれると内容が伝わりにくくなるため、一つの文書には一つの内容を書くようにします。また処理面でも、用件によってはコピーを取りそれぞれのファイルに保管する必要が出たり、不便になってしまいます。
用紙もなるべく1枚でまとめるようにします。複数枚になる場合はページを忘れずにつけ、保管の場合は左上をホチキスでとじます。
６．複写をとっておきましょう
内容の記録、取引上の証拠として、基本的に複写を手元に残します。その際、「副」「控え」「写し」など、複写であることを明記しておきます。
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ビジネス文書の種類
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2007-02-27T06:55:35Z
2007-05-24T05:31:50Z
ひとくちに「ビジネス文書」といってもその内容はさまざま。ここでは大きく「社内文書」「社外文書」に分けて、どんなものがあるかを説明します。
企業内で発・受信する社内文書-伝達・コミュニケーションに使用します。
取引先などの外部に向かって発信する社外文書-企業対企業として発信されるもの。個人的意向ではなく企業の意向を表します。信用の確保、取引や業務など企業の維持・発展を担っています。
に分類されます。
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主な社内文書
- 命令、指示のための文書・・・通達、稟議書など
- 報告、届け出のための文書・・・日報、報告書など
- 連絡のための文書・・・業務連絡書など
- 記録のための文書・・・人事録、帳票など
主な社外文書
- 取引上の文書・・・照会状、発注書など
- 社交上の文書・・・あいさつ状、礼状など
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文書の管理
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2007-02-27T06:54:41Z
2007-05-24T05:33:36Z
「社内文書」「社外文書」は、ともに大切な「文書」です。誰が扱っても分かりやすく作成するとともに、伝達後の保管の仕方なども注意が必要です。
ビジネス文書は誰が扱っても分かりやすいように的確に書くと共に、いつでも誰が見てもわかるように分類・整理しておきましょう。
１．文書の発信
社外文書の受・発信は基本的には総務部で行うことが多く、社内文書は各部で処理をします。文書は必要な時に必要な要件を伝えるためのものなので、なるべく迅速に作成するようにしましょう。
文書は企業あるいは部課を代表するものですから、発信するときには必ず上司の許可が必要です。一部プライベートな性質のもの(忘年会の通知など)は例外です。
社内文書・社外文書ともに、後のためにコピーして控えを保管し、文書番号やタイトルなどを「発信簿」に記録しておきましょう。
２．文書の受信
大切な文書に関しては、まず受信簿に記録し、名宛人に配布します。
受信した文書を整理する場合は、内容別・件別・形式別など探しやすい分類で整理し、日付順にファイルします。
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文書の用紙・用具について
tag:syakaijin.jejid.net,2007:/bunsho//7.27
2007-02-27T06:52:15Z
2007-05-24T05:34:59Z
いざ「ビジネス文書」を作成しようと思ったら、「あれ、どんな紙にどんな風に書けば・・・?」と迷うこともしばしば。実は正式には、使用するべき筆記具などもある程度決まっているのです。
１．ビジネス文書の用紙
ビジネス文書は公的な文書です。中でも社外文書は会社を代表するもの。基本的に社名の印刷してある社用便箋を使用します。社用便箋がない場合は、市販の事務用便箋を使います。]]>
２．ビジネス文書の筆記具
最近ではパソコンのワープロソフトで作成することが多くなりましたが、手書きの場合は黒のボールペンもしくは万年筆を使いましょう。青色を使う場合もありますが、取引上の文書には避けたほうが無難。鉛筆は使用しません。改まった儀礼的な文書ではボールペンも避け、万年筆もしくは毛筆を使用します。
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文字を美しく書くためのコツ
tag:syakaijin.jejid.net,2007:/bunsho//7.34
2007-02-25T13:08:15Z
2007-05-24T05:36:22Z
ほとんどの場合、ビジネス文書はワープロやパソコンで作成されますが、文書によっては手書きである必要のある場合も。読みやすく美しい文字の書き方のコツを説明します。
実務用字の書き方
企業では、あなたの書いた文書がビジネス上の意思伝達の手段として活用されますが、文字を書く事は苦手な人も多いもの。コツをつかんで、すっきりと読みやすくビジネスにふさわしい字の書き方を身につけましょう。
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文字を美しく書くためのコツ
自分の字に自信がある人はあまり多くないものです。しかしビジネスのための文字は、書道のように達筆に書こうとする必要はありません。ビジネスでは、正しく読みやすく書くことが第一。
書き方のポイントをつかめば、誰でも美しく読みやすい文字を書くことができます。丸文字や癖のある字を書く人は、ぜひ直しておきましょう。仕事上よくつかわれる文を例にあげながら、実際に練習してみましょう。
（例）
横画の方向が不揃いでうねりが出ています。
横方向の中心を揃えてすっきりさせます。
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横書きの美しい書き方
tag:syakaijin.jejid.net,2007:/bunsho//7.38
2007-02-25T04:14:06Z
2007-05-24T05:37:34Z
ビジネス文書を手書きで、横書きで作成する場合のコツを説明します。
１．横の画の方向を揃える
横書きの場合は、漢字もひらがなも横に書く線を直線的に書き方向を揃えると、横に流れるような美しさを出すことができます。
（例）
■全体に上に上がった書き方]]>
■全体に下がった書き方
２．文字の大きさ(字の粒)を揃える
文字には、ひらがなのように大きく見えるものと、画数の多い漢字のように小さく見えるものがあります。
横書きを美しく書くためには、一つひとつの字の特徴を頭に入れて、見た目に揃って見えるように書くことがポイントです。
（例）
■大きく見える字
■小さく見える字
■平たく書く字
３．文字の大きさは罫線の幅1/2ぐらいに
文字を罫線の幅いっぱいに書かないで、罫の真ん中かやや下のあたりに1/2程度の幅で書くと、全体がすっきりと見やすくなります。
※罫の幅が10ミリ以下の場合は2/3ぐらいにします。
４．字間のあきはややつめた方が良いでしょう。
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縦書きの美しい書き方
tag:syakaijin.jejid.net,2007:/bunsho//7.37
2007-02-25T04:05:30Z
2007-05-24T05:38:23Z
ビジネス文書を手書きで、縦書きで作成する場合に文字を美しく書くコツを説明します。
１．文字の大小・長短をつける
各文字本来の姿を元に、大小・長短の形を調和させながら書きます。
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■三角形(逆)に書く字
２．字間をつめ、行間をゆったりあける
縦の流れを強調すると、読みやすく、すっきりと見えます。
３．中心を揃える
文字の中心を揃えると、並びが美しくなります。また、縦画が傾かないように気をつけます。
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数字の美しい書き方
tag:syakaijin.jejid.net,2007:/bunsho//7.36
2007-02-25T04:00:00Z
2007-05-24T05:39:28Z
なんとなく書いてしまう“数字”。ビジネス文書においては“数字”は大変重要な意味をもっています。見間違いを誘わないように、正確に美しく書きましょう。
１．傾きを揃える
数字の形や向きを揃えると、美しく見えます。
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２．高さを揃える
数字の大きさが同じに見えるよう、上下の高さを揃えます。
３．帳簿や伝票に書く場合
数字は罫の幅1/2ぐらいの大きさで、上部を空けて書きます。こう書くと数字が多く並んでもすっきりとして見やすく、訂正する場合もしやすくなります。
４．数字の訂正のしかた
数字を訂正する場合は、全体を二重線で消して訂正します。一字だけを訂正したり、上から修正したりしてはいけません。
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ビジネスに便利な郵便サービス
tag:syakaijin.jejid.net,2007:/bunsho//7.40
2007-02-24T07:23:50Z
2007-05-24T05:40:14Z
さまざまなものがある、郵便のサービスの中から、特にビジネスに役立つものを紹介します。
１．電子郵便(レタックス)
郵便にファクシミリを組み合わせたサービス。
受け付けた郵便局からあて先の郵便局へダイレクトにファクシミリで送り、それを専用封筒に入れて速達で配達してくれます。国際間でも利用でき、非常に速いのが特長。]]>
２．新超特急郵便
郵便局のバイク便で、引き受け後、2～3時間で配達してくれます。
全国5大都市で取り扱っています。
３．新特急郵便
航空機、新幹線とバイクのリレーでその日のうちに長距離配達をしてくれます。東京23区と名古屋市、大阪市、札幌市、福岡市の各相互間で取り扱っています。
４．コンピューター郵便
あて先リストと通信文を入れた記録媒体を、取扱郵便局(日本橋郵便局、大阪中央郵便局、名古屋中郵便局など)に持ち込めばあとはおまかせ。局のコンピューターで出力して、郵便物を作成。配達までスピーディに処理してくれます。
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はがき？封書？どっちを選ぶ？
tag:syakaijin.jejid.net,2007:/bunsho//7.45
2007-02-23T07:48:09Z
2007-05-24T05:41:35Z
ビジネス文書の中でも、FAXなどではなく郵便で出す場合、はがきでいいの?封書でいいの?どちらを選ぶかは、その内容で決まります。
１．封書にする場合
・秘密を守らなければならないもの
他人の目には触れない方がよいものは、封書で送ります。特に受信者以外の人に開封されては困る場合は、「親展」と明記します。]]>
２．はがきにする場合
・簡単な通知状
電話番号変更の通知、臨時休業の通知など。
・簡単な礼状
資料受領のお礼、出張訪問のお礼など。
・簡単な祝賀状
取引先の担当者の昇格・栄転のお祝いなど。
・簡単なあいさつ状
担当者交代や、転勤のあいさつなど。
・その他
簡単な案内状など。
あて名書き
あて名」は郵便物が届いたとき、最初に見られるもの。先方への第一印象となる「あて名」に不手際があっては、差出人である企業の信頼感を損なってしまうことに。「あて名」書きは社会人の基本マナーです。
ぜひ、「あて名」書きのルールを覚えましょう。
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封筒のあて名書き
tag:syakaijin.jejid.net,2007:/bunsho//7.44
2007-02-23T07:43:03Z
2007-05-24T05:42:49Z
ビジネス文書は「文書」そのものだけでなく、先方に届く「封筒」や「はがき」の宛名の部分も文書の一部です。美しい書き方のコツを説明します。
１．縦書きの場合
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２．横書きの場合
３．文書の封入
封筒に入れる文書は文面を内側にしましょう。
角を揃えるように注意して四つ折りに。文書のほかに封入物がある場合は、主の文書がどれなのかすぐにわかるように一番外側に入れます。
はがき大のあいさつ状のサイズの角封筒に封入しても良いのはA4サイズまで。B4以上の大きさの文書には使用しないのが無難です。
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はがきのあて名書き
tag:syakaijin.jejid.net,2007:/bunsho//7.42
2007-02-23T07:30:55Z
2007-05-24T05:43:37Z
ビジネス文書として投函する“はがき”の宛名もまた、ビジネス文書の一部です。美しい書き方を心がけましょう。
１．縦書きの場合
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２．横書きの場合
３．返信用はがき
返信用はがきを出す場合にもマナーがあります。接する機会が減ってきたため、そのまま返信する人が増えたようですが、次のマナーを守って正しく送り返しましょう。
1)「行」を消す
あて名の「行」を二重線で消し、「様」もしくは「御中」に書きなおします。
2)敬語の修正
通信文面の「ご」「貴」「ご芳」などは、すべて斜線か二重線で消します。
3)ひとこと書き添える
出席の場合なら「させていただきます」や「喜んで」などを書き加えます。
また、欠席の場合は「残念ですが」「させていただきます」「皆様によろしくお伝えください」といった言葉を書き足して、できれば簡単に理由を添えましょう。
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大量発送の種類
tag:syakaijin.jejid.net,2007:/bunsho//7.41
2007-02-23T07:27:11Z
2007-05-24T05:44:42Z
たくさんの方に一度に文書を送るには、ひとつひとつ切手を貼るのは大変。料金別納郵便を活用しましょう。
１．料金別納郵便
同一(内容が同じ)の郵便物を同時に10通以上送る際に利用できます。
料金は合計額を差出窓口で支払います。支払は現金もしくは切手で納入します。
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２．料金後納郵便
使用料金の2ヶ月分の担保金を預け差出郵便局長の承認を得れば、料金を後納扱いにすることができます。料金は1ヶ月ごとにまとめて、翌月20日までに納入します。
３．料金受取人払
配布枚数100通以上から利用でき、差出人の所在地の集配郵便局の承認が必要です。料金は受け取った郵便物の数だけ手数料を加えて支払います。封筒やはがきには「料金受取人払」の表示のほか、承認番号などをバーコードで印刷します。
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社内文書
tag:syakaijin.jejid.net,2007:/bunsho//7.46
2007-02-20T06:30:42Z
2007-03-16T04:54:32Z
関わる人が多くなればなるほど、コミュニケーションは難しくなります。人と人、組織と...
関わる人が多くなればなるほど、コミュニケーションは難しくなります。人と人、組織と組織をつなぐ社内文書はとても大切なもの。正しくマスターして、上手な意思伝達を。
社内文書の特徴
企業内で取り交わす文書を、「社内文書」といいます。社内文書には伝言メモから全国すべての支社・営業所に配布する通達まで、色々な規模の文書があります。
社内文書では、社外文書のような改まった表現は必要ありません。形式化されたものも多くあります。
実務本位で簡潔に表現するのが基本です。]]>