社外文書

スポンサードリンク

社外文書は、企業を代表して先方に送る文書です。用件を丁寧に、まとめて伝えるだけでなく、礼儀正しく美しい文書にすることが肝心です。

そのためには、まず「言い回し」や「表現」を身につけましょう。形式に慣れることが、上達のポイントです。

社外文書は、取引上の文書と、社交や儀礼のための文書に分けられます。

業務に関する詳細や変更などを先方に知らせる文書。

以下は、社外文書の基本構成の例です。
番号については以下で説明いたします。

社外文書の基本構成の図

発信元の部課や文書の種類によってつけられます。あいさつ状などでは省略します。

発信した日付を忘れずに入れます。

社名、役職名、氏名、敬称を必ず入れます。会社名は略称ではなく、正式名称で書きましょう。

通知する内容を簡潔にはっきりと表現します。

具体的事項は、別記で箇条書きにします。

督促の内容を具体的に示します。

先方の事情を考慮しつつ、感情を損なわないように気をつけましょう。

会社定型のものを使用して作成します。
相手先の正式な名称を記入します。
相手の社名を間違えると領収書の効力がなくなってしまいます。また、相手に対して大変失礼です。株式会社を(株)などと省略することも、避けたほうがよいでしょう。

相手からの抗議・督促・苦情に対して作成する文書です。

ミスや手落ちがあれば率直に認め、素直に詫びるようにします。

贈答の目的は品物を送ることですから、品物を主文に書きます。なぜ貰ったのかがわからない贈り物は、先方にとって不安なものですから、なんのための贈答なのかをはっきりさせます。

社外文書：「社内文書・社外文書」これが書けたらデキるヤツ！