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社外文書とは?

社外文書は、企業を代表して先方に送る文書です。用件を丁寧に、まとめて伝えるだけでなく、礼儀正しく美しい文書にすることが肝心です。

そのためには、まず「言い回し」や「表現」を身につけましょう。形式に慣れることが、上達のポイントです。

社外文書の種類

社外文書は、取引上の文書と、社交や儀礼のための文書に分けられます。

取引上の文書

  • 通知状

業務に関する詳細や変更などを先方に知らせる文書。

社外文書の基本構成

以下は、社外文書の基本構成の例です。
番号については以下で説明いたします。

社外文書の基本構成の図

1)文書番号

発信元の部課や文書の種類によってつけられます。あいさつ状などでは省略します。

2)発信年月日

発信した日付を忘れずに入れます。

3)あて名・受信者名

社名、役職名、氏名、敬称を必ず入れます。会社名は略称ではなく、正式名称で書きましょう。

文例1 通知状

通知する内容を簡潔にはっきりと表現します。

具体的事項は、別記で箇条書きにします。

文例2 督促状

督促の内容を具体的に示します。

先方の事情を考慮しつつ、感情を損なわないように気をつけましょう。

文例3 領収書

  • 会社定型のものを使用して作成します。
  • 相手先の正式な名称を記入します。
    相手の社名を間違えると領収書の効力がなくなってしまいます。また、相手に対して大変失礼です。株式会社を(株)などと省略することも、避けたほうがよいでしょう。

文例4 詫び状

相手からの抗議・督促・苦情に対して作成する文書です。

ミスや手落ちがあれば率直に認め、素直に詫びるようにします。

文例5 案内状

  • 贈答の目的は品物を送ることですから、品物を主文に書きます。なぜ貰ったのかがわからない贈り物は、先方にとって不安なものですから、なんのための贈答なのかをはっきりさせます。

文例6 礼状

  • 被害の内容と、今後の見通しについてふれます。
  • 先方の心配がなるべく少なくなるように配慮して書きます。

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