社外文書の種類

社外文書は、取引上の文書と、社交や儀礼のための文書に分けられます。

取引上の文書

  • 通知状

業務に関する詳細や変更などを先方に知らせる文書。

業務通知 : 入金、出荷などを知らせる
変更通知 : 担当者や支払い条件などの変更に関するもの

他に会議や説明会の通知などがあります。

  • 依頼状

こちらの希望や意思を相手に伝えてお願いするための文書。

送付依頼 : 見積書・カタログなどを送ってもらうとき
変更依頼 : 取引条件や価格の変更を依頼する

他に紹介依頼・講演依頼などがあります。

  • 照会状

疑問・不明な点などがある場合、先方に問い合わせをする文書。必ず先方から、返事や回答をもらう必要があります。

商品在庫の確認や、約束した納品期日が過ぎているのに品物が納品されていないといった場合の照会、納品されたものが注文した品物と違う場合、注文数と納品数が違う場合など。また、信用度・会社の業務内容についての照会も含まれます。

  • その他

注文状、申込状 : 商品・サービスを注文する、または申し込む
回答状 : 照会状に対する回答
督促状 : 相手に催促して行為を促すもの

他に抗議状、断り状、詫び状、承諾状などがあります。

社交上の文書

  • あいさつ状

代表的な社交上の文書。

季節のあいさつ状 : 年賀状・暑中見舞いなど
人事上のあいさつ状 : 転勤・退職などに関するもの
業務上のあいさつ状 : 社屋移転・営業所開設などのあいさつ

  • 案内状

相手に情報や知識を送り、参加を促すもの。
展示会・見学会の案内や、株主総会・決算説明会の案内など。

  • 招待状

式典やパーティーなどを開催する際に、お世話になっている相手へ出席をお誘いする文書。日時や場所などを丁寧に明記して、3ヶ月から10日前には届くように送付します。

創立記念式典、新社屋落成記念、得意先招待、役員就任披露など。

  • その他

祝賀状 : 先方の慶事を祝う
礼状・感謝状 : 好意や援助へのお礼、感謝を述べる
弔慰状・見舞い状 : 先方の不幸・災害に対する哀悼やいたわりを述べる

また、紹介状、推薦状などがあります。

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