社外文書の基本構成

以下は、社外文書の基本構成の例です。
番号については以下で説明いたします。

社外文書の基本構成の図

1)文書番号

発信元の部課や文書の種類によってつけられます。あいさつ状などでは省略します。

2)発信年月日

発信した日付を忘れずに入れます。

3)あて名・受信者名

社名、役職名、氏名、敬称を必ず入れます。会社名は略称ではなく、正式名称で書きましょう。

4)発信者名

住所、社名、役職名、氏名を書きます。初めての発信の場合、納品先変更などの必要がある場合を除いて、住所は省いてもよいでしょう。

5)件名

この文書のタイトルです。ただし、あいさつ状やおくやみ状などの縦書きの文書にはつけません。

6)前文

「拝啓」「謹啓」などの頭語を文頭に。一字分間を空けてから、時候のあいさつや感謝のあいさつを書きます。

7)主文

伝達したい用件の部分です。

8)末文

主文の内容をまとめたり、強調したりします。終りのあいさつを述べ、結語で締めくくります。

9)別記・付記

伝えたいことが多く、わかりにくくなりそうなら、箇条書きします。

10)追記・添付書類

追記は関連事項などを「なお」「おって」として書き加えます。同封するものがある場合は書類名を記載します。

11)完結の表示

「以上」で締めます。社交上の文書には入れません。

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