社内文書とは?

関わる人が多くなればなるほど、コミュニケーションは難しくなります。人と人、組織と組織をつなぐ社内文書はとても大切なもの。正しくマスターして、上手な意思伝達を。

社内文書の特徴

企業内で取り交わす文書を、「社内文書」といいます。社内文書には伝言メモから全国すべての支社・営業所に配布する通達まで、色々な規模の文書があります。

社内文書では、社外文書のような改まった表現は必要ありません。形式化されたものも多くあります。
実務本位で簡潔に表現するのが基本です。

作成のポイントには、次のようなものがあります。


簡潔でわかりやすい文章で作ること

社内の人間に対し、何かを伝えるためのものなので、流れるような美しい文章である必要がありません。伝えたいことが間違いなく伝わる、簡単で短い文章で作ります。


前文・末文は不要

件名のあとすぐに用件を書きます。頭語や季節の挨拶、締めの文などは要りません。


用件を正しく伝える

伝えたい情報が正しく伝わるように、重要な点は箇条書きにするなどして、わかりやすくします。時間や数字は特に注意が必要です。必ず数人で確認してから、掲示します。


敬語は必要最低限に

上司あてであっても、最低限のです・ますの丁寧語で充分です。


読み手に伝わる工夫を

これまでの経緯がわかる添付資料をつける、必要ならグラフなど図解をつけるなど、読み手が内容を理解しやすいかどうかを考えて作ります。

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