社内文書の書き方

社内文書の書き方には、次のようなルールがあります。

1.あいさつの省略

「拝啓」「敬具」といった頭語、末語や時候のあいさつなど、儀礼的・社交的な要素は省略します。

2.敬語は必要最低限に

能率性を優先しましょう。敬語の使用は常識的な範囲内で簡素にします。

例)

×「ご出席くださいますようお願い申しあげます」
○「ご出席願います」「ご出席ください」

3.定型用紙を使用する

たとえば有給休暇届けや交通費精算書など、同じような内容で繰り返し取り交わされるものは、会社で印刷した定型用紙があります。書式に慣れて短時間で書きあげられると効率がよいでしょう。

4.提出期限を守る

社内文書には必ず提出期限があります。期限に遅れてしまうと周囲の人に迷惑がかかる上、情報としての価値も下がってしまいます。中でも報告書や精算書などは記憶の確かなうちに。

5.憶測や推測でものを書かない

社内文書は用件を正しく相手に伝えることが第一目的です。記述しようとする事実をしっかりと把握した上で、5W2Hの原則に沿って正確に書きましょう。

6.あて名は職制名で書く

受けとる人がたくさんになる場合もあり、基本的に職制名のみで表現します。

例)
部長各位・・・各部長あてに発信する時
○○部長・・・特定の部長に発信する時

関連記事

このページの先頭へ