社内文書の基本構成

１）文書番号

発信部課の略称のあとに通し番号をつけます。

２）発信年月日

発信した日付を必ず記載します。

３）あて名・受信者名

○○各位、○○部長殿、○○課御中というように、職制名で記載します。

４）発信者名

役職名のみもしくは、役職名のあとに認印を。重要な文書は氏名まで書く場合もあります。

５）件名・表題

具体的に内容が判断できる件名をつけましょう。

６）主文

簡潔に伝達したい内容を記し、内容の細かい説明などは　7)　の別記に詳しく記します。

７）別記・追記

主文の「下記」を受け、中央に「記」として次の行から箇条書きにします。またね追記は重ねて強調する場合や、関連事項がある場合に使います。

８）添付書類名

添付する参考資料や説明書などについて、その名称を記載します。書類が2種類以上の場合は通し番号を振りましょう。

９）完結の表示

「以上」と記して終了します。なお、問い合わせなどのために担当者名を載せる場合は、この下に記してもよいでしょう。