はがき？封書？どっちを選ぶ？
ビジネス上の用件を社外の人に伝える場合、どのような役割の文書なのかを判断して送付の方法を選択します。
１．封書にする場合
・秘密を守らなければならないもの
他人の目には触れない方がよいものは、封書で送ります。特に受信者以外の人に開封されては困る場合は、「親展」と明記します。
・目上の人や初めての人に出す場合
はがきはあくまで略式の文書という意識がありますから、封書で送ります。
・複雑な内容で長くなるもの
はがきは書くスペースが限られています。説明が必要となるような内容は、封書にします。
・同封物がある場合
資料、図、写真などを同封して送る場合は封書となります。
・儀礼的なもの
ていねいな挨拶状や招待状などは、角封筒できちんと形式を整えます。
２．はがきにする場合
・簡単な通知状
電話番号変更の通知、臨時休業の通知など。
・簡単な礼状
資料受領のお礼、出張訪問のお礼など。
・簡単な祝賀状
取引先の担当者の昇格・栄転のお祝いなど。
・簡単なあいさつ状
担当者交代や、転勤のあいさつなど。
・その他
簡単な案内状など。
あて名書き
あて名」は郵便物が届いたとき、最初に見られるもの。先方への第一印象となる「あて名」に不手際があっては、差出人である企業の信頼感を損なってしまうことに。「あて名」書きは社会人の基本マナーです。
ぜひ、「あて名」書きのルールを覚えましょう。
