FAXのマナー

メールでのやりとりが増えましたが、企業同士の場合FAXでのやり取りも多いものです。

FAXを送る際には、文書だけを送るのではなく、1枚目に送付状をつけて送るのがマナーです。

送られたFAXが誰あてのものか、合計何枚の文書を送ったのかが分かるようにする、大切なものです。

企業によって送付状は統一されているものですが、もしこれから作るのであれば、次のような点に注意して作成しましょう。

用紙のタイトルをつける

FAX送付状、FAX送信状など、書面のタイトルをつけます

日付を入れる

いつ送られた文書なのかわかるようにしておきます。

送付枚数を入れる

文書全てで何枚送られるのか、明らかにしておきます。その際、送付状も含むのかどうかも、書いておきましょう。

宛先を書く

相手の社名、部署名、肩書き、氏名を書きます。

件名を書く

「○○についてご報告」など、何についての文書なのかわかるようにしておきます。

本文

いきなり用件に入るのは失礼です。「いつもお世話になっております」など、簡単な挨拶を書いてから用件に入りましょう。

 

FAXに書くのは避けたい内容

FAXは送り先の複数の人に見られるものです。以下のようなものはFAXでの送信に向いていませんので、注意しましょう。

  • プライベートに関するもの
  • お礼状、お見舞い、お詫び状
  • 領収書

また、極端に細かい図版や、10枚以上の文書は相手方に迷惑になる可能性があります。

メール送信か、郵送を利用すると良いでしょう。

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