社内文書とは？
関わる人が多くなればなるほど、コミュニケーションは難しくなります。人と人、組織と組織をつなぐ社内文書はとても大切なもの。正しくマスターして、上手な意思伝達を。
社内文書の特徴
企業内で取り交わす文書を、「社内文書」といいます。社内文書には伝言メモから全国すべての支社・営業所に配布する通達まで、色々な規模の文書があります。
社内文書では、社外文書のような改まった表現は必要ありません。形式化されたものも多くあります。
実務本位で簡潔に表現するのが基本です。
作成のポイントには、次のようなものがあります。
簡潔でわかりやすい文章で作ること
社内の人間に対し、何かを伝えるためのものなので、流れるような美しい文章である必要がありません。伝えたいことが間違いなく伝わる、簡単で短い文章で作ります。
前文・末文は不要
件名のあとすぐに用件を書きます。頭語や季節の挨拶、締めの文などは要りません。
用件を正しく伝える
伝えたい情報が正しく伝わるように、重要な点は箇条書きにするなどして、わかりやすくします。時間や数字は特に注意が必要です。必ず数人で確認してから、掲示します。
敬語は必要最低限に
上司あてであっても、最低限のです・ますの丁寧語で充分です。
読み手に伝わる工夫を
これまでの経緯がわかる添付資料をつける、必要ならグラフなど図解をつけるなど、読み手が内容を理解しやすいかどうかを考えて作ります。
