電話をかけるときの流れ
- 名乗る
「わたくし、○○の△△と申します」
- あいさつする
「いつもお世話になっております」
- 話したい相手を指名する
「お忙しいところ恐縮ですが□□部の××さんはいらっしゃいますでしょうか」
（名指し人が電話口に出たら・・・） - あいさつする
「わたくし、○○の△△でございます。いつもお世話になっております」
- 用件を伝える
「実は〜の件でお電話差し上げたのですが、〜」
- ポイントを確認する
「それでは○日の午後○時ということで、よろしくお願いいたします」
- 終わりのあいさつをする
「失礼いたします」
（名指し人が不在で、伝言を頼むときは・・・） - 伝言を依頼する
「それでは恐れ入りますが、伝言をお願いしてもよろしいでしょうか」
- 伝言内容を伝える
「〜の件で、○日に〜」
- ポイントを確認する
「それでは、○日の午後○時ということで、よろしくお伝えください」
- 相手の名前を確認する
「失礼ですが、お名前をお聞かせいただけますか」
- 終わりのあいさつをする
「それでは、失礼いたします」
用事があって先方に電話をかけるのですから、要点をまとめておき、だらだらとした電話にならないように注意しましょう。
また、初めて電話をかける相手の場合、社名や名前は思いのほか聞き取りづらく感じるものです。しっかり伝わるように、ゆっくり・はっきりと発音しましょう。
顔を合わせて話す時よりも、少しゆっくりと話すことを心がけると、聞き取りやすい話し方になります。近年、電話の音質は向上していますが、電話を受ける方の中には耳の遠い方、早口が苦手な方などもいることを考えて話しましょう。
