電話の受け方
受話器をとったら、まず「はい」といい、会社名、所属名、名前を名乗ります。
この「はい」という言葉は、相手の注意を促すのに効果があります。
いきなり名乗ると、最初の言葉が聞き取れない、ということもありますからね。
会社によっては、「午前中は“おはようございます”と出る」「“毎度ありがとうございます”と出る」など、決まりのあるところもあります。よく教わっておきましょう。
相手を確認しよう
「○○社の△△さまでいらっしゃいますね」と復唱して確認します。相手が名乗らない場合は、「失礼ですが、どちらさまでいらっしゃいますか」とたずねましょう。相手がわからないまま取り次いだり、用件を聞いてはいけません。
あいさつしよう
「毎度ありがとうございます」「いつもお世話になっております」など、簡単に。あいさつしなくてはと思うあまり、相手の言葉を遮らないように。
また、一本調子で早口にあいさつすると、ぶっきらぼうで不機嫌そうに聞こえてしまうので注意。
用件をメモしよう
用件は正確に聞いて、必ずメモしましょう。名指し人も確認します。
「××でございますね。少々お待ちください」
自分あてだった場合は、「○○は私でございます」と名乗ります。
その後、「△△の件でございますね」と用件を確認します。
取り次ごう
電話は保留にし、内線で呼ぶか、名指し人に声をかけましょう。電話をかけてきた相手に聞こえないからといって、ぞんざいな言葉遣いにならないように注意しましょう。
「××さん、○○社の△△さまからお電話です」
回線がいくつかある場合は、それも伝えます。
「××さん、○○社の△△さまから×番にお電話です」
名指し人が不在なら
相手が名指してきた人が不在なら、伝言を承っておきましょう。ただし重要な案件で、担当者にしか話せないという場合もありますから、「わたくしでよろしければ伝言を承りますが」と相手に決めてもらうようにしましょう。
伝言を頼まれたら、きちんとメモをとり、間違いなく名指しされた人に渡します。
また、社長など社内の重要人物に電話を取り次ぐ場合は、多くの会社では秘書を通すなどの特別なルールがあります。自社のルールをよく確認しておきましょう。
途中で電話が切れちゃったら？
電話機も進化していて、操作もなかなか複雑です。保留にするつもりが切ってしまったなんてことも。何かの手違い・操作ミスで電話が切れてしまったら、かけた方からかけ直すのが一般のマナーです。
先方からいただいた電話なら、１〜２分待ってみましょう。電話がかかってこないようなら、こちらからかけ直します。相手の電話番号がわからなければ、待つしかありませんね。
電話がつながったら、
「さきほどは大変失礼いたしました」
と、最初に丁寧にお詫びを。操作に慣れていない、などの言い訳は聞き苦しいのでしてはいけません。
忙しいのに間違い電話だよ！
間違い電話がかかってきたときも、丁寧に応対しましょう。「ちがいます」といってガチャンと切るのは考えもの。自分の家ではなく、会社の代表として電話に出ている自覚を持ちましょう。間違い電話の原因は、かけた側が番号を押し間違えている場合と、もともと控えた番号が間違っている場合とがあります。控えた番号が間違っていれば、同じ人から何度もかかってくることが考えられますから、「何番におかけでしょうか」と聞いて確認してもよいでしょう。
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